คู่มือนี้รวมเอกสารฝั่งขายทั้งหมด — ใบเสนอราคา, การขายหน้าร้าน, ใบส่งของ, ใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล · เข้าถึงได้จากเมนู เอกสาร บนแถบด้านบน (ยกเว้นการขายที่อยู่แท็บ ขายสินค้า (F1)) · จุดเด่นคือเอกสารแต่ละใบต่อยอดจากกันได้ ไม่ต้องคีย์รายการซ้ำ
ใบเสนอราคาเสนอราคาลูกค้า
→
ขายสินค้าPOS + รับเงิน
→
ใบส่งของยืนยันส่งของ
→
ใบแจ้งหนี้แจ้งหนี้ลูกค้า
→
ใบวางบิลรวมหลายบิล
ปุ่มที่เจอเหมือนกันทุกหน้า: สร้าง… (เปิดฟอร์มใหม่) · แก้ไข · ดู · พิมพ์/PDF · ยกเลิกเอกสาร · ลบ · ปุ่มรีเฟรช (↻) · ช่องค้นหา + ตัวกรอง สถานะ และ ช่วงเวลา ด้านบนตาราง
ขั้นที่ 1
ใบเสนอราคา (Quotation)
เสนอราคาให้ลูกค้าก่อนตัดสินใจซื้อ · เมนู เอกสาร ▸ ใบเสนอราคา จากนั้นกด สร้างใบเสนอราคา
- กรอก ข้อมูลเอกสาร — วันที่ออก, เครดิต (วัน), พนักงานขาย และ สถานะ (เริ่มที่ ร่าง)
- เลือกลูกค้าด้วยปุ่ม เลือกลูกค้า หรือสร้างใหม่ด้วย ลูกค้าใหม่ (ชื่อ/เบอร์/เลขผู้เสียภาษี เติมให้อัตโนมัติ)
- เพิ่มสินค้าด้วย เพิ่มสินค้า — แก้จำนวน/ราคา/ส่วนลดได้ในแต่ละบรรทัด
- ตั้งค่า VAT ท้ายบิล: แยกนอก (+7%) หรือ รวมใน · ระบบสรุปยอดก่อน/หลัง VAT ให้อัตโนมัติ
- กด บันทึก — ระบบออก เลขที่เอกสาร ให้ (เช่น QT-20260700003)
ฟอร์มสร้างใบเสนอราคา — กรอกลูกค้า รายการสินค้า และ VAT
หลังบันทึกแล้ว จะกลับมาที่หน้ารายการ — เลือกใบที่ต้องการแล้วใช้ปุ่มบนสุดต่อยอดได้ทันที:
- อนุมัติ — เปลี่ยนสถานะจากร่างเป็น อนุมัติแล้ว
- สร้างการขาย — ส่งรายการทั้งใบเข้าหน้าขาย (POS) ทันที
- สร้างใบแจ้งหนี้ — ต่อยอดเป็นใบแจ้งหนี้โดยตรง
- พิมพ์/PDF — ออกเป็นไฟล์ PDF พร้อมส่งลูกค้า
หน้ารายการใบเสนอราคา — ปุ่มต่อยอด (อนุมัติ / สร้างการขาย / สร้างใบแจ้งหนี้) อยู่แถวบน
ตัวอย่าง PDF ใบเสนอราคา — หัวร้าน ข้อมูลลูกค้า ตารางสินค้า สรุปยอด และ QR พร้อมเพย์
ขั้นที่ 2
ขายสินค้า (POS)
หน้าขายจริงหน้าร้าน · แท็บ ขายสินค้า (F1) · จะเข้ามาเองเมื่อกด สร้างการขาย จากใบเสนอราคา หรือเริ่มขายใหม่ก็ได้
- ยิงบาร์โค้ด/พิมพ์ชื่อสินค้าในช่องค้นหา แล้วกด เพิ่มสินค้า — รายการเข้าตะกร้าด้านล่าง
- เลือกลูกค้าสมาชิกด้วย F2 (ถ้ามี) เพื่อสะสม/ใช้แต้ม · ดูแต้มที่ได้ทางแผงขวา
- ตรวจ สรุปการขาย ทางขวา — ยอดสุทธิ, VAT, ส่วนลดเพิ่มเติม (฿ หรือ %)
- เลือก ช่องทางชำระ: เงินสด, QR พร้อมเพย์ (F9), บัตรเครดิต, เงินเชื่อ หรือ ผสม
- กด ชำระเงิน (F5) เพื่อเปิดหน้าจอรับเงิน
หน้าขายสินค้า — ตะกร้าซ้าย + สรุปการขายและช่องทางชำระทางขวา
หน้าจอรับเงิน — พิมพ์เงินที่รับมา ระบบคำนวณ เงินทอน ให้ · มีปุ่มลัด +20/+50/+100/+500/+1,000 และปุ่ม พอดี
- กด Enter หรือ ยืนยันชำระเงิน เพื่อปิดการขาย · ระบบตัดสต็อกและออกใบเสร็จ
- Esc = ยกเลิก กลับไปแก้ตะกร้า
หน้าจอรับเงิน — ช่องรับเงินมา คำนวณเงินทอน พร้อมปุ่มลัดจำนวนเงิน
เชื่อมโยงกับเอกสารอื่น: ทุกการขายจะกลายเป็น บิลขาย (SO) ที่นำไปออกใบส่งของได้ในขั้นถัดไป
ขั้นที่ 3
ใบส่งของ (Delivery Note)
ยืนยันการส่งสินค้าให้ลูกค้า · เมนู เอกสาร ▸ ใบส่งของ แล้วกด สร้างใบส่งของ
หน้ารายการใบส่งของ — แสดงเลขที่ วันที่ ยอดขาย และสถานะ (ส่งแล้ว)
- กด สร้างใบส่งของ จะเปิดหน้าต่าง เลือกบิลขาย — ติ๊ก แสดงเฉพาะบิลที่ยังไม่มีใบส่งของ เพื่อกรองเฉพาะบิลใหม่
- เลือกบิลขายที่ต้องการส่ง (เช่น #261) — รายการสินค้าจะดึงมาจากบิลให้อัตโนมัติ
- เติม ข้อมูลการส่งสินค้า: ผู้ส่ง, ผู้รับ, วันที่รับสินค้า, หมายเหตุ
- กด บันทึก แล้ว ยืนยันส่งแล้ว เพื่อเปลี่ยนสถานะเป็น ส่งแล้ว
หน้าต่างเลือกบิลขายเพื่อออกใบส่งของ — กรองเฉพาะบิลที่ยังไม่มีใบส่งของได้
ฟอร์มใบส่งของ — อ้างอิงใบเสนอราคาและบิลขาย พร้อมรายการสินค้าที่ดึงมาจากบิล
ตัวอย่าง PDF ใบส่งของ — มีช่องเซ็นผู้ส่ง/ผู้รับสินค้าท้ายเอกสาร
ขั้นที่ 4
ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
แจ้งหนี้ลูกค้าและติดตามยอดค้าง · เมนู เอกสาร ▸ ใบแจ้งหนี้ แล้วกด สร้างใบแจ้งหนี้
หน้ารายการใบแจ้งหนี้ — มีคอลัมน์ครบกำหนด ยอดสุทธิ และยอดคงค้าง
- กรอกข้อมูลเอกสารและ เครดิต (วัน) — ระบบคำนวณ วันครบกำหนด ให้อัตโนมัติ
- เลือกลูกค้า (ช่องข้อมูลครบกว่าฟอร์มอื่น: สำนักงานใหญ่/สาขา, อีเมล)
- เพิ่มสินค้าและตั้งค่า VAT เหมือนใบเสนอราคา · ยอดคงค้าง จะเท่ากับยอดสุทธิจนกว่าจะรับชำระ
- กด บันทึก (ร่าง) แล้ว ยืนยันออกบิล
ฟอร์มใบแจ้งหนี้เปล่า — ปุ่มบันทึก (ร่าง) และ ยืนยันออกบิล อยู่ด้านล่าง
ฟอร์มใบแจ้งหนี้ที่กรอกแล้ว — แสดงยอดคงค้างเป็นสีแดงจนกว่าจะรับชำระ
ปุ่มต่อยอดบนหน้ารายการ:
- รับชำระเงิน — บันทึกการชำระ ลดยอดคงค้าง
- ใบเสร็จ / ใบกำกับภาษี — ออกเอกสารประกอบ
- ยกเลิกบิล — สำหรับบิลที่ออกผิด
ตัวอย่าง PDF ใบแจ้งหนี้ — สถานะ (ร่าง/DRAFT) พร้อมช่องเซ็น 4 ช่อง
ขั้นที่ 5
ใบวางบิล (Billing Note)
รวมใบแจ้งหนี้หลายใบของลูกค้ารายเดียว เพื่อวางบิลครั้งเดียว · เมนู เอกสาร ▸ ใบวางบิล แล้วกด สร้างใบวางบิล
หน้ารายการใบวางบิล — สรุปจำนวนใบและยอดรวม
- กรอกวันที่วางบิลและกำหนดชำระ
- กด เพิ่มใบแจ้งหนี้ — เลือกใบแจ้งหนี้ของลูกค้าที่ต้องการรวม · ชื่อลูกค้าจะถูกกำหนดจากใบแจ้งหนี้ใบแรก ที่เลือก
- รายการที่เลือกจะรวม ยอดทั้งสิ้น ให้อัตโนมัติ · ลบรายการด้วย ลบรายการที่เลือก
- กด บันทึก (ร่าง) แล้ว ออกบิล · ใช้ ทำเครื่องหมายชำระ เมื่อลูกค้าจ่ายแล้ว
ฟอร์มใบวางบิลเปล่า — รอเพิ่มใบแจ้งหนี้เพื่อกำหนดลูกค้า
ฟอร์มใบวางบิลที่รวมใบแจ้งหนี้ INV-202607-00008 — ยอดรวมคำนวณอัตโนมัติ
ตัวอย่าง PDF ใบวางบิล — ตารางใบแจ้งหนี้ที่รวม พร้อมยอดรวมทั้งสิ้นและ QR
อ้างอิง
สถานะเอกสาร
| สถานะ | ความหมาย |
|---|---|
| ร่าง | เพิ่งสร้าง ยังแก้ไขได้ ยังไม่มีผลทางบัญชี |
| อนุมัติ / ออกบิล / ส่งแล้ว | ยืนยันแล้ว พร้อมต่อยอดหรือส่งลูกค้า |
| ยกเลิก | เอกสารถูกยกเลิก ไม่นับรวมในยอด |
ลำดับการทำงานที่แนะนำ: สร้าง (ร่าง) → ตรวจความถูกต้อง → ยืนยัน/อนุมัติ → พิมพ์ PDF ส่งลูกค้า → ต่อยอดเป็นเอกสารถัดไปในสาย